Si alguna ocasión organizaste un acontecimiento, sabes que no todo funciona Conforme el plan y tienes que enfrentar varios desafíos. Esta regla define que en el exterior debe encontrarse tranquilo y en paz. Pero, de hecho, estás remando enérgicamente con los pies bajo el agua para mantenerte a flote. Sin embargo, ninguna persona debería enterarse de ello. Hasta el día de hoy, todavía pienso que esta es la regla más preciada.

Organizar una evento no es una labor fácil. Pero puedo identificar 10 elementos clave que tiene que tener en cuenta con el fin de que todo salga correcto.

1. Definir el propósito y el formato

Parece bastante obvio, pero vale la pena contar con un enfoque crítico sobre este asunto. Formule su propósito lo más específicamente posible: ¿desea transmitir conocimiento a los participantes; expresar gratitud a los socios; ¿recaudar fondos para una proyecto u ofrecer gusto decorativo a los huéspedes? El formato del acontecimiento dependerá de la respuesta: su concepto, el tiempo y la duración, la repartición de roles en el interior del equipo, el diseño de la sala, la restauración y el sonido.

Trate de no permanecer atascado en los formatos tradicionales. Eche un vistazo a "unconference", PechaKucha, formato TED, brunches temáticos, eventos en online, eventos al aire libre. Lo que cuenta es que su formato ayuda a adquirir el propósito del fiesta.

2. Preste suficiente atención a la planeación

El programa debe incluir logística, contenido y la promoción del fiesta. Cree un documento disponible con el fin de que todo el equipo donde cada elemento sea capaz de ver las tareas del otro y el panorama global. En primer lugar, prepare una lista de las tareas fundamentales y, luego, póngalas en la mayor cantidad de pormenores posible en forma de pasos concretos que deben completarse. Es esencial designar el cronograma en el plan: el tiempo requerido para acabar una actividad. A menudo se subestima y la organización va más lenta de lo que esperabas.

3. Elabore su capital teniendo en cuenta condiciones imprevisibles

Vea la lista de tareas y las refleje en su estimado. También vale la pena meditar en una reserva en caso de condiciones imprevisibles.

4. El diablo está en el pormenor

Si desea maravillar gratamente a sus invitados, piense en todo hasta el más minúsculo detalle: cómo se registran, quién saludará a los participantes y cómo, qué melodías se reproducirá, si tiene un rincón fotográfico interesante, cómo se ven sus presentaciones y la manera sobre como su equipo está vestido, qué hacer durante los descansos.

Por ejemplo, durante el registro, a los participantes se les podría brindar la alternativa de ir a una resumida clase magistral, jugar juegos o ver un video de experiencia.

Intenta maravillar a la concurrencia y produce el impacto wow, supera sus expectativas en las acciones más ordinarios. Esta situación es exactamente lo que produce la efecto de una fiesta.

5. Verifique el lugar y disponga de un plan B

Siempre verifique la ubicación en persona desde la etapa de selección. En el segundo más insospechado, puede suceder que el aire acondicionado no marche eficientemente en la sala, no exista inodoros para discapacitados o el equipo no atraviese la puerta. Por lo tanto, verifique tales inconvenientes con anticipación.

6. Asignar responsabilidades

Es muy esencial distribuir las tareas entre los miembros del equipo no solo en la etapa de preparación sino de igual manera a lo largo de el convivio. Asignar responsabilidades por my website zona. Por ejemplo, alguien es responsable de la zona de registro, alguien más con el fin de saludar a los oradores, una persona diferente para el equipo, para el servicio de comidas, conexión con la prensa, etc. Cada persona requiere tener su zona, que él o ella debería ser responsable a lo largo de toda la duración del convivio.

Entregue a cada miembro del grupo un documento con las instrucciones asignadas, para que cada persona sepa a quién contactar para un dilema en particular.

7. Cuéntale a tu audiencia sobre el convivio

Jamás subestime el tiempo requerido para la promoción adecuada de un fiesta. El estilo de convivio, su público objetivo, los fondos interiores y el capital determinan su enfoque de publicidad. Al designar a sus socios de medios, concéntrese en aquellos que se dirigen a su audiencia. Es mejor tener ciertos socios, pero concretos, en lugar de hablar sobre la acontecimiento para casi todos.

También es importante generar un mensaje clave que se transmitirá en todos los canales. Cerciórese de que sea breve y que transmita con exactitud la percepción del evento a su audiencia.

8. Preste consideración al servicio

Verifica de que tu grupo siga la norma de la cara de pato. Sea afectuoso con los participantes, oradores y socios. Trata de solucionar sus inconvenientes o preguntas y cumplir con sus expectativas, inclusive si te sientes cansado y no todo funciona Conforme lo planeado. Al final del día, lo que la concurrencia recuerda es cómo han sido tratados y el atmósfera, no lo que el orador se encontraba diciendo en el escenario.

9. Realiza una control final 24 horas previo del acontecimiento

Asegúrese de haber informado a los asistentes acerca de cómo asistir al lugar, invitó a todos los invitados significantes y preparó los materiales impresos, el material de audio y video. Verifique si todos entienden sus tareas y instrucciones, y si el espacio está listo.


Asegúrese de imprimir el programa la convivio, permita que cada elemento del equipo y voluntarios disponga de una copia. Además, brinde a todos el número de teléfono de contacto principal para comunicarse entre sí en caso de una urgencia.

10. Solicitar sugerencias

Probablemente estés cansado y dichoso después del evento, pero será laborioso para ti proporcionar una evaluación objetiva de cómo fue todo. Es por eso que los concurrentes deben llenar un formulario de evaluación impreso al final del fiesta o un formulario en la web cuando lleguen a casa. Pídales que evalúen varios campos del evento: logística, oradores, ubicaciones y la labor de los organizadores. Esta información lo ayudará a prevenir errores en el futuro y a perfeccionar la categoría de sus fiestas. Si es posible, obtenga opiniones a través de las redes sociales o grabe las comentarios de videos al final de un fiesta. Esto será beneficioso si su convivio se realiza nuevamente.

Cualquiera que sea el fiesta que organice, sea animoso y no tenga pánico a las sorpresas, ¡y su fiesta va a ser un éxito!