Si alguna vez organizaste un acontecimiento, conoces que no todo funciona de acuerdo con el plan y tienes que enfrentar diversos desafíos. Esta regla establece que en el exterior debe estar tranquilo y en paz. Pero, de hecho, estás remando enérgicamente con los pies bajo el agua para mantenerte a flote. Sin embargo, nadie debería enterarse de ello. Hasta el día de hoy, aún creo que esta es la norma más preciada.

Organizar un fiesta no es una labor simple. Pero puedo identificar 10 referencias importantes que tiene que tener en consideración con el fin de que todo salga correcto.

1. Definir el propósito y el formato

Parece bastante obvio, pero vale la pena tener un enfoque crítico sobre este asunto. Formule su propósito lo más específicamente posible: ¿desea transmitir conocimiento a los participantes; expresar agradecimiento a los socios; ¿recaudar fondos para una proyecto u ofrecer placer estético a los huéspedes? El formato de la fiesta dependerá de la respuesta: su concepto, el espacio y la duración, la repartición de roles dentro del equipo, el diseño de la sala, la restauración y el sonido.

Trate de no quedarse atascado en los formatos tí­picos. Eche un vistazo a "unconference", PechaKucha, formato TED, brunches temáticos, eventos en internet, eventos al aire libre. Lo que cuenta es que su formato ayuda a obtener el fin del fiesta.

2. Preste suficiente consideración a la organización

El programa debe incluir logística, material y la promoción de la acontecimiento. Cree un documento disponible con el fin de que todo el grupo donde cada integrante tenga la capacidad de ver las tareas del otro y el panorama global. En primer lugar, prepare un listado de las tareas elementales y, luego, póngalas en la mayor cantidad de pormenores posible en forma de pasos concretos que están obligados a completarse. Es fundamental designar el cronograma en el plan: el tiempo requerido para acabar una tarea. A menudo se subestima y la organización va más lenta de lo que esperabas.

3. Elabore su capital teniendo en cuenta momentos imprevisibles

Vea la relación de tareas y las refleje en su presupuesto. También vale la pena meditar en una reserva en caso de acontecimientos imprevisibles.

4. El diablo está en el pormenor

Si desea sorprender gratamente a sus invitados, piense en todo hasta el más mínimo detalle: cómo se registran, quién saludará a los participantes y cómo, qué música se reproducirá, si goza de un rincón fotográfico interesante, cómo se ven sus presentaciones y la manera sobre como su equipo está vestido, qué hacer durante los descansos.

Por ejemplo, durante el registro, a los participantes se les podría ofrecer la posibilidad de ir a una resumida clase magistral, jugar juegos o ver un video de experiencia.

Intenta maravillar a la concurrencia y produce el impacto wow, supera sus expectativas en las acciones más usuales. Esto es exactamente lo que crea la efecto de una acontecimiento.

5. Verifique la lugar y considere un plan B

Siempre verifique la ubicación en persona desde la etapa de selección. En el momento más inesperado, puede suceder que el aire acondicionado no funcione correctamente en la sala, no existan inodoros para discapacitados o el equipo no atraviese la puerta. Por lo tanto, verifique tales percances con anticipación.

6. Asignar instrucciones

Es muy fundamental distribuir las tareas entre los miembros del equipo no solo en la parte de planificación sino también a lo largo de el evento. Asignar responsabilidades por zona. Por ejemplo, alguien es responsable de la zona de registro, alguien más con el fin de saludar a los oradores, una persona distinta para el equipo, para el servicio de cenas, comunicación con la prensa, etc. Cada persona requiere tener su zona, que él o ella debería ser responsable a lo largo de toda la duración del evento.

Entregue a cada integrante del equipo un obtener más información documento con las responsabilidades asignadas, para que cada persona sepa a quién contactar para un dilema específico.

7. Cuéntale a tu audiencia acerca de el evento

Jamás subestime el tiempo requerido para la promoción adecuada de una convivio. El tipo de fiesta, su público objetivo, los fondos internos y el costo determinan su modo de ubicarse de marketing. Al designar a sus socios de medios, concéntrese en aquellos que se dirigen a su audiencia. Es más conveniente tener algunos socios, pero concretos, en lugar de hablar sobre la evento para casi todos.

También es fundamental crear un mensaje clave que se transmitirá en todos los canales. Cerciórese de que sea breve y que transmita con exactitud la idea del convivio a su audiencia.

8. Preste atención al servicio

Verifica de que tu equipo siga la norma de la cara de pato. Sea amigable con los asistentes, oradores y socios. Trata de solucionar sus problemas o interrogantes y cumplir con sus expectativas, incluso si te encuentras cansado y no todo funciona Conforme lo planeado. Al final del día, lo que la concurrencia recuerda es acerca de cómo fueron tratados y el atmósfera, no lo que el orador se encontraba diciendo en el escenario.

9. Lleva a cabo un verificación final 24 horas previo del fiesta

Asegúrese de haber informado a los participantes sobre cómo presentarse al lugar, invitó a todos los asistentes trascendentes y preparó los materiales impresos, el material de sonido y video. Verifique si todos entienden sus tareas y responsabilidades, y si el espacio está preparado.


Asegúrese de imprimir el programa del convivio, permita que cada miembro del grupo y voluntarios tenga una copia. Además, brinde a todos el número de teléfono de contacto principal para comunicarse entre sí en caso de una eventualidad.

10. Solicitar sugerencias

Probablemente estés cansado y contento posteriormente del evento, pero será difícil para ti proporcionar una evaluación objetiva de cómo fue todo. Es por eso que los concurrentes pueden completar un formulario de evaluación impreso al final del fiesta o un formulario en online cuando lleguen a casa. Pídales que evalúen varios aspectos del evento: logística, oradores, localidades y el trabajo de los organizadores. Esta información lo apoyará a prevenir errores en el futuro y a mejorar la calidad de sus contenidos. Si es posible, obtenga sugerencias a través de las redes sociales o grabe las comentarios de videos al final de un evento. Esto será útil en caso de que su fiesta se realiza otra vez.

Cualquiera que sea el evento que organice, sea optimista y no tenga temor a las sorpresas, ¡y su fiesta va a ser un triunfo!