Si alguna ocasión organizaste un evento, conoces que no todo funciona según el plan y tienes que confrontar diversos desafíos. Esta regla define que en el exterior debe encontrarse tranquilo y en paz. Pero, de hecho, estás remando enérgicamente con los pies bajo el agua para mantenerte a flote. Sin embargo, ninguna persona debería enterarse de eso. Hasta el día de hoy, todavía creo que esta es la norma más preciada.

Organizar una convivio no es una tarea fácil. Pero puedo identificar 10 puntos importantes que tiene que tener en cuenta con el fin de que todo salga bien.

1. Definir el objetivo y el formato

Parece bastante obvio, pero vale la pena tener un enfoque crítico acerca de este asunto. Formule su objetivo lo más específicamente posible: ¿desea transmitir conocimiento a los participantes; expresar agradecimiento a los socios; ¿recaudar fondos para un proyecto u ofrecer gusto estético a los huéspedes? El formato de la convivio dependerá de la respuesta: su concepto, el espacio y la duración, la distribución de roles en el interior del equipo, el diseño de la sala, la restauración y el sonido.

Trate de no estar atascado en los formatos habituales. Eche un vistazo a "unconference", PechaKucha, formato TED, brunches temáticos, eventos en la web, fiestas al aire libre. Lo que cuenta es que su formato ayuda a adquirir el propósito del evento.

2. Preste suficiente interés a la planificación

El proyecto debe incluir logística, material y la promoción del acontecimiento. Cree un documento disponible para todo el grupo donde cada miembro sea capaz de ver las tareas del otro y el panorama global. En primer lugar, prepare una listado de las tareas principales y, luego, póngalas en la mayor cantidad de pormenores posible en forma de pasos concretos que deben completarse. Es esencial designar el cronograma en el plan: el tiempo requerido para completar una labor. A menudo se subestima y la gestación va más lenta de lo que esperabas.

3. Elabore su presupuesto teniendo en cuenta momentos imprevisibles

Vea la lista de tareas y las refleje en su costo. También vale la pena pensar en una reserva en caso de condiciones imprevisibles.

4. El diablo está en el pormenor

Si desea impresionar gratamente a sus asistentes, analice en todo hasta el más minúsculo detalle: cómo se registran, quién saludará a los participantes y cómo, qué melodías se reproducirá, si tiene un rincón fotográfico atrayente, cómo se pueden ver sus presentaciones y la forma en que su equipo está vestido, qué hacer durante los descansos.

Por ejemplo, durante el registro, a los participantes se les puede ofrecer la oportunidad de acudir a una corta clase magistral, jugar juegos o ver un video de experiencia.

Intenta sorprender a la gente y genera el impacto wow, supera sus expectativas en las acciones más comunes. Esto es exactamente lo que genera la impresión de una evento.

5. Verifique la sede y considere un plan B

Siempre verifique la ubicación en persona desde la etapa de selección. En el segundo más insospechado, puede pasar que el aire acondicionado no funcione adecuadamente en la sala, no huviese inodoros para discapacitados o el equipo no atraviese la puerta. Por lo tanto, verifique tales inconvenientes con anticipación.

6. Asignar instrucciones

Es muy significativo distribuir las tareas dentro de los miembros del grupo no solo en la parte de preparación sino también durante el evento. Asignar responsabilidades por zona. Por ejemplo, alguien es responsable de la zona de registro, alguien más para saludar a los oradores, una persona diferente para el equipo, para el servicio de comidas, comunicación con la prensa, etc. Cada persona necesita tener su zona, que él o ella debería ser responsable durante toda la duración del evento.

Entregue a cada miembro del equipo un documento con las responsabilidades asignadas, para que cada persona sepa a quién contactar para un contratiempo en particular.

7. Cuéntale a tu audiencia sobre el evento

No subestime el tiempo requerido para la promoción exitosa de un fiesta. El estilo de acontecimiento, su concurrencia objetivo, los fondos interiores y el importe determinan su modo de ubicarse de mercadeo. Al seleccionar a sus socios de medios, concéntrese en aquellos que se dirigen a su audiencia. Es mejor tener algunos socios, pero concretos, en lugar de hablar referente a la acontecimiento para casi todos.

También es primordial crear un mensaje clave que se transmitirá en todos los canales. Asegúrese de que sea breve y que transmita con exactitud la percepción del acontecimiento a su audiencia.

8. Preste atención al servicio

Asegúrate de que tu equipo siga la regla de la cara de pato. Sea cordial con los asistentes, oradores y socios. Trata de resolver sus inconvenientes o dudas y cumplir con sus expectativas, incluso si te sientes cansado y no todo funciona según lo planeado. Al final del día, lo que la concurrencia recuerda es sobre como fueron tratados además el atmósfera, no lo que el orador se encontraba diciendo en el escenario.

9. Lleva a cabo un verificación final 24 horas previo del evento

Asegúrese de haber informado a los concurrentes acerca de cómo llegar al lugar, invitó a todos los amigos significantes y preparó los elementos impresos, el material de sonido y video. Verifique si todos entienden sus tareas y instrucciones, y si el espacio está listo.


Asegúrese de imprimir el programa del acontecimiento, permita que cada miembro del grupo y voluntarios tenga una copia. Además, brinde a todos el número de teléfono de contacto principal para comunicarse entre sí en caso de una eventualidad.

10. Solicitar sugerencias

Probablemente estés cansado y dichoso posterior del evento, pero será sonidos economicos en neza difícil para usted dar una evaluación objetiva de cómo fue todo. Es por eso que los concurrentes deben completar un formulario de evaluación impreso al final la evento o un formulario en online cuando lleguen a casa. Pídales que evalúen diversos elementos del evento: logística, oradores, ubicaciones y la labor de los organizadores. Esta información lo ayudará a prevenir imprevistos en el futuro y a mejorar la categoría de sus eventos. Si es posible, obtenga sugerencias a través de las redes sociales o grabe las opiniones de videos al final de una fiesta. Esto será útil si su convivio se celebra de nuevo.

Cualquiera que sea la acontecimiento que organice, sea entusiasta y jamás tenga pánico a las sorpresas, ¡y su acontecimiento será un triunfo!